Kiểm tra, kiểm soát phương tiện vào – ra là một trong những khâu quan trọng trong quy trình kiểm soát an ninh tại vị trí cổng của nhà máy, công ty, xí nghiệp, kho vận, kho xưởng,… mà Sekin đang áp dụng. Quy trình kiểm soát này được áp dụng cho bất kỳ phương tiện vận tải hàng hóa, phương tiện giao thông của cán bộ công nhân viên công ty, nhà máy, nhà cung cấp, cung ứng dịch vụ bảo vệ bao gồm xe containers, xe tải, xe chở khách, xe hai bánh, xe ba bánh,…
Nhiệm vụ chính của nhân viên bảo vệ tại vị trí cổng
- Trực vị trí cổng chính nhà máy 24/24 theo sự phân công của chỉ huy trưởng.
- Duy trì an ninh, trật tự toàn bộ cổng chính công ty, nhà máy, xí nghiệp.
- Điều tiết giao thông trước cổng, đảm bảo thông thoáng, thuận lợi lưu thông.
- Control the gate door is always closed, only open for people and vehicles to enter/exit the factory when meeting the conditions according to the factory's regulations.
- Kiểm soát luồng người vào/ra nhà máy theo quy định của công ty, nhà máy, xí nghiệp.
- Kiểm soát luồng phương tiện vào/ra nhà máy theo quy định của công ty, nhà máy, xí nghiệp.
- Kiểm soát tài sản, thiết bị của nhà máy qua cổng chính theo quy định.
- Tiếp nhận bưu phẩm, lưu, gửi bưu phẩm từ cán bộ văn phòng theo quy định.
- Trực tổng đài điện thoại, nối máy đến máy lẻ phòng ban, bộ phận của công ty, nhà máy, xí nghiệp.
- Quan sát hoạt động của nhà máy qua màn hình camera an ninh giám sát đặt tại phòng bảo vệ cổng chính công ty, nhà máy, xí nghiệp.
- Tiếp nhận hồ sơ ứng viên xin việc tại nhà máy, xí nghiệp, nộp phòng tuyển dụng.
- Perform bookkeeping and book management to ensure no loss
- Make periodic reports according to regulations and ad hoc to the managers.
- Phối hợp các vị trí khác trong nhà máy đạm vào an ninh, an toàn cho công ty, nhà máy, xí nghiệp.
Quản lý xe container, xe tải và xe của khách thăm:
- Nếu xe container, xe tải, kể cả xe du lịch vào giao hàng hay nhận hàng, thì phòng bảo vệ có trách nhiệm kiểm tra giấy tờ tuỳ thân, giấy tờ liên quan và hướng dẫn nơi đậu cho lái xe;
- Nếu là xe chở khách thì bảo vệ hướng dẫn vị trí đỗ cho lái xe, nằm trong khu vực kiểm soát và ghi thông tin vào sổ theo dõi khách ra vào công ty;
- Trong thời gian chờ lấy hàng, xe container, xe tải, xe chở khách không được phép đỗ gần cửa kho, khu vực xuất hàng hay khu vực đóng gói. Lái xe không được phép đi lại trong khu vực sản xuất, bảo quản hàng hóa của nhà máy, công ty, kho vận, kho xưởng, …;
- Xe container, xe tải hay xe khách được đăng ký vào sổ theo dõi và không cần phát thẻ giữ xe.
Quản lý xe hai bánh:
- Công ty quy định khu vực giữ xe hai bánh riêng biệt cho khách và cho cán bộ công nhân viên;
- Xe hai bánh của khách, nhà thầu, nhà cung ứng dịch vụ hay xe hai bánh của cán bộ nhân viên, khi vào công ty đều được kiểm soát bằng THẺ GIỮ XE có đánh số. Bảo vệ sẽ ghi số của thẻ giữ xe lên xe máy và trao thẻ này cho người có xe;
- Người có xe hai bánh sẽ phải giữ THẺ XE(theo mẫu tiêu chuẩn của SEKIN) trong suốt thòi gian ở công ty và có trách nhiệm trình cho bảo vệ khi ra cổng để kiểm soát;
- Trong trường hợp người có xe hai bánh vào làm việc đã được phát thẻ giữ xe nhưng bị mất hay thất lạc, thì bảo vệ phải tiến hành lập biên bản, yêu cầu người làm mất thẻ giữ xe cung cấp giấy tờ tuỳ thân, giấy tờ xe để xác minh và ký biên nhận, trước khi được phép lấy xe ra;
- Trong trường hợp phát hiện các dấu hiệu vi phạm an ninh, bộ phận bảo vệ phải tiến hành các biện pháp khẩn cấp ngăn chặn, câu lưu người và tang vật, đồng thời liên lạc ngay lập tức với cơ quan an ninh tại gần nhất phối hợp giải quyết;
- Vé xe có những dấu hiệu riêng biệt để tránh bị làm giả (ví dụ như sẽ có đóng dấu của công ty). Bộ phận bảo vệ phải thường xuyên tiến hành kiểm tra thẻ giữ xe, kiểm kê số lượng xe và số lượng vé tương ứng, nếu phát hiện hư hỏng hay thiếu hụt thì phải báo cáo ngay lập tức với cấp quản lý để tìm hướng giải quyết.
Hướng dẫn kiểm tra, kiểm soát hàng hoá ra-vào:
Áp dụng để kiểm tra tất cả xe cộ, các phương tiện vận tải chở hàng hóa ra vào công ty của bất kỳ đơn vị nào, bao gồm của công ty, của nhà cung cấp hay của khách hàng. Các phương tiện vận tải chở hàng hóa và xe cộ khi vào ra công ty phải thực hiện theo các bước sau:
- Nhân viên bảo vệ yêu cầu người áp tải hoặc lái xe đăng ký vào sổ theo dõi phương tiện vận tải, ghi rõ họ và tên lái xe, đơn vị công tác, số CMND/CCCD, số xe, số container (nếu là container), giờ vào, mục đích vào, người cần gặp…;
- Nếu là xe chở hàng hóa thì xác định rõ hàng chở tới công ty theo đúng địa chỉ ghi trong vận đơn, phiếu xuất kho, lệnh đi đường…và phải kiểm tra container còn niêm phong chì hay không, thì mới tiến hành vào sổ theo dõi hàng hoá;
- Đối với xe vào công ty thực hiện công tác xuất, nhập hàng, nhân viên bảo vệ phải liên hệ vào bộ phận kho xin ý kiến. Nếu được đồng ý, thì vị trí cổng sẽ mở cổng và hướng dẫn phương tiện vào đúng khu vực xuất, nhập hàng đồng thời liên hệ với các vị trí tuần tra để giám sát việc xuất, nhập hàng.
Trên đây là quy trình chung của kiểm soát các phương tiện vận tải ra vào công ty tại cổng chính mà Công ty bảo vệ SEKIN đang áp dụng. Bên cạnh đó, tùy vào mô hình hoạt động, sản xuất và nội quy của mỗi nhà máy mà từ đó SEKIN sẽ thiết lập thành phương án chi tiết hoàn chỉnh. Phương án sẽ có sự kết hợp giữa nội quy của nhà máy và nghiệp vụ chung của bảo vệ để khi đi vào thực hiện sẽ đem lại cho khách hàng, đối tác hiệu quả cao nhất.
Nguyễn T. Hương Giang(Only_Zang) – 28/04/2023
